Tip 1: De eerste belangrijkste keuze voor het creëren van een goede receptiebalie is het bepalen van de juiste positie.
Waarom dit zo belangrijk is leg ik je graag uit in een paar korte alinea’s.
Ieder mens wil graag gezien/ ontvangen worden. Ook een patiënt die een afspraak heeft voor een controle of uitgebreide behandeling heeft hier behoefte aan.
Het is daarom prettig als bij binnenkomst meteen duidelijk is waar de patiënt zich kan aanmelden en diens vragen kan stellen.
Zorg ervoor dat de patiënt geen lange route hoeft af te leggen door bijvoorbeeld een wachtkamer en biedt voldoende privacy zodat gesprekken aan de balie niet of nauwelijks kunnen worden opgevangen.
Als het qua akoestiek niet mogelijk is om gesprekken af te schermen zorg er dan voor dat er door wachtende patiënten geen direct zicht is op de persoon die het gesprek aan de balie heeft.
Een balie positie direct na het tochtportaal is in de meeste gevallen de beste optie. Niet alleen heeft de patiënt hier voordeel van. Een balie bij de ingang/uitgang heeft een strategisch belang voor uw praktijk.
Door de balie zo te plaatsen dat patiënten langs de balie de praktijk verlaten zorgt dit ervoor dat patiënten vrijwel moeiteloos een vervolgafspraak kunnen maken.
Dat voorkomt dat u patiënten moet gaan nabellen en ook is er nog net dat beetje persoonlijke aandacht waardoor een patiënt zich wat meer vertrouwd voelt met uw praktijk.
Tip2: Plaats achter de balie een verhoging van ongeveer 18cm hoog (een vlonder even breed als de balie).
Zowel voor de baliemedewerker als patiënt is het fijn als er achter de balie een verhoging bevindt.
Hierdoor zit je als medewerker niet verstopt achter een hoge opstand en voorkomt dit nekklachten.
Het face to face contact verloopt veel natuurlijker doordat patiënten niet neerkijken op een medewerker die zittend werkt en de medewerker de nek niet op een onnatuurlijke manier hoeft te overstrekken.
Het is niet per se noodzakelijk dat beide personen dezelfde ooghoogte hebben zolang het verschil maar voldoende verkleind wordt tussen de persoon die staat en de baliemedewerker die zit.
Verhoogd zit meubilair zoals een kruk met rug blijkt in de meeste gevallen geen duurzame oplossing.
Verhoogd zitmeubilair levert namelijk specifieke problemen op zoals een hinderlijke instap en beperkte instelbare functies.
Een goede werkplek vraagt om een goed instelbare bureaustoel conform de NPR-norm. Voor meer info over de NPR norm (Nederlandse praktijk richtlijn)
Tip 3: Voor het creëren van een gezonde balie werkplek bieden de ARBO voorschriften duidelijk richtlijnen zoals de ideale hoogte en diepte van het werkblad en de instellingen en functies van het zitmeubilair.
Hoewel deze richtlijnen algemeen bekend en erkend zijn komen er in de praktijk toch situaties voor die niet goed samengaan met deze richtlijnen.
Denk aan het uitreiken van formulieren of aannemen van pakketjes.
Het veelvuldig rekken en strekken van de armen en rug kan klachten geven door de ongunstige diepte van het werkblad.
Ook zien we in de praktijk dat de beeldschermen/ computers in zekere zin een visueel obstakel vormen. Idealiter dient het beeldscherm aan de bovenzijde gelijk te zijn met de ooghoogte van de receptionist.
Dit hindert dan echter het contact met de patiënt voor de balie. In de ideale situatie kan de receptionist zijdelings het contact met de patiënt voeren en recht voor de monitor zitten. In veel praktijken maakt dit het balie ontwerp behoorlijk complex en wordt er daarom wat minder belang gehecht aan de hoogte van het beeldscherm en is het zicht op de patiënten lijdend.
Tip 4: De receptiebalie is bij uitstek een onderdeel van het praktijk ontwerp waar je wat meer aandacht kunt geven aan esthetiek en persoonlijke stijl.
Wil je als praktijkhouder graag dat jouw praktijk een persoonlijke uitstraling heeft die bij jou als persoon aansluit dan zijn er geen beperkingen voor kleur, materiaal en vorm zolang de je de bovengenoemde tips in acht neemt. Zelf vind ik het prettig als patiënten vanaf gepaste afstand een goed gesprek kunnen voeren en niet al te veel op de balie gaan hangen. Dus een balie vorm met bijvoorbeeld een tassenplank ervoor voorkomt dat patiënten mee gaan kijken op het beeldscherm. Bij meer dan 1 werkplek is een werkruimte van minimaal 120cm breed per persoon wenselijk en de ideale breedte maat 160cm. Dus bij 2 werkplekken betekend dat een balie van 320 cm breed.
Tegenwoordig komt de vraag naar hoogte instelbare werkbladen steeds meer voor. Dit is eenvoudig te realiseren met elektrisch verstelbare bureau onderstellen. Let hierbij echter wel op dat de bekabeling van apparaten nooit klem komt te zitten tussen de werkbladen. Dit kan kan leiden tot onwenselijke situaties waarbij het elektrische onderstel in de automatische veiligheidsmodus springt.
Verder raad ik aan zachte vloerbedekking toe te passen op de verhoogde vloer en waar mogelijk akoestische materialen te gebruiken zodat gesprekken enigszins gedempt worden.
Tot slot: Het maakt natuurlijk een verschil of je een meerkamer praktijk hebt waar iedere 10 minuten nieuwe patiënten binnen lopen of dat je 1 op 1 behandelingen doet met enige ruimte tussen de afspraken.
Er zijn situaties waar het prettig is als er vanuit de behandelkamer een korte looplijn is naar een (onbemande) balie. Probeer altijd zowel het belang van de patiënt als van de praktijkvoering in het oog te houden. Uiteindelijk is een tevreden patiënt de brandstof van je praktijk. Een behandeling begint niet in de behandelstoel maar op het moment jouw patiënt de praktijk betreedt.